Privacyverklaring van Toolboxronde

1. Wie verantwoordelijk is

Verwerkingsverantwoordelijke voor deze website is MLJ, uitgever van Toolboxronde. De volledige inschrijvingsgegevens staan in het colofon. Voor alle vragen over privacy gebruikt u jimenezjulien42@gmail.com. Uw bericht komt rechtstreeks bij de directeur van de publicatie terecht.

2. Twee rollen: de website en de dienst

Het is belangrijk om twee situaties uit elkaar te houden, omdat de rollen verschillen.

• Deze website. Vult u het contactformulier in of stuurt u een e-mail, dan bepaalt MLJ zelf waarom en hoe die gegevens worden verwerkt. MLJ is dan verwerkingsverantwoordelijke.
• De software Toolboxronde. Zet u als bouwbedrijf uw toolboxmeetings, inspecties en medewerkers in de applicatie, dan bepaalt u zelf wat u vastlegt en waarom. U bent dan verwerkingsverantwoordelijke en MLJ is verwerker. Bij het afsluiten van een abonnement sluiten wij daarom een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die vraagt.

Werkt u met een dienst die op grote schaal en stelselmatig gedrag op de werkvloer vastlegt, dan kan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) op grond van artikel 35 AVG aan de orde zijn. Dat oordeel ligt bij u als werkgever. Wij leveren op verzoek de technische informatie die u daarvoor nodig heeft.

3. Gegevens via het contactformulier

Het formulier op deze site vraagt om een beperkte set gegevens. Meer heeft niemand nodig om een demo in te plannen.

Het formulier gebruikt een verborgen veld dat alleen door geautomatiseerde bots wordt ingevuld. Dat veld dient uitsluitend om spam te weren en wordt verder niet gebruikt.

4. Gegevens in Toolboxronde zelf

Zodra u met de applicatie werkt, komen er gegevens in die specifiek zijn voor veiligheidsregistratie. Het gaat in de kern om deze categorieën:

• naam, functie en werkgever van de deelnemers aan een toolboxmeeting of ronde;
• de digitale handtekening die iemand op het scherm zet, met datum en tijdstip;
• foto's van de werkplek, waarop medewerkers herkenbaar in beeld kunnen staan;
• constateringen en actiepunten, met de naam van degene aan wie het punt is toegewezen;
• geldigheidsdata van diploma's en instructies, bijvoorbeeld een VCA-diploma dat tien jaar geldig is;
• keuringsgegevens van gereedschap en materieel, zoals de jaarlijkse keuring van hijs- en hefgereedschap of een inspectie volgens NEN 3140;
• projectgegevens en het tijdstip waarop een ronde is gelopen.

Een handtekening en een herkenbare foto zijn persoonsgegevens. Behandel ze ook zo: geef binnen uw bedrijf alleen toegang aan wie het nodig heeft, en vertel uw mensen waarom u dit vastlegt. Dat is niet alleen netjes, het scheelt ook discussie.

5. Grondslag en doel

Voor berichten via het formulier baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om op een zakelijke vraag te kunnen antwoorden, en, zodra er een offerte of abonnement volgt, op de uitvoering van de overeenkomst.

Voor de gegevens die u in de applicatie zet, bepaalt u zelf de grondslag. In de praktijk is dat meestal de uitvoering van uw arbeidsovereenkomsten, in combinatie met de verplichting uit de Arbowet om een risico-inventarisatie en -evaluatie met plan van aanpak te hebben en uw mensen voorlichting te geven. Een vastgelegde toolboxronde is het bewijs dat u die voorlichting daadwerkelijk geeft. Toestemming van een medewerker is in een gezagsverhouding zelden een stevige grondslag; leun daar dus niet op.

Wij gebruiken uw dossiers nooit voor eigen doeleinden. Wij verkopen geen gegevens, wij tonen geen advertenties en wij trainen er geen modellen mee.

6. Hoe lang wij bewaren

• Berichten uit het contactformulier bewaren wij tot uiterlijk twaalf maanden na het laatste contact, tenzij er een offerte of overeenkomst uit voortkomt.
• Leidt uw bericht tot een factuur, dan valt die factuur onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.
• Gegevens in de applicatie blijven staan zolang uw abonnement loopt. Na beëindiging kunt u alles exporteren als pdf en csv; daarna verwijderen wij de omgeving.
• U bepaalt zelf welke bewaartermijn bij uw dossiers past. Veel bouwbedrijven houden de termijn van zeven jaar aan die ook voor de administratie geldt, omdat een dossier bij een discussie over een ongeval nog jaren later van belang kan zijn.

7. Ontvangers en doorgifte

Deze website en de formulierafhandeling draaien bij Netlify, dat daarbij als verwerker voor MLJ optreedt. Daarnaast gebruiken wij een e-mailvoorziening om uw bericht te lezen en te beantwoorden. Verder krijgt niemand toegang: geen adverteerders, geen datahandelaren, geen partners.

De gegevens van de applicatie staan op servers binnen de Europese Unie. Wij streven ernaar de verwerking binnen de Europese Economische Ruimte te houden. Is doorgifte naar een land daarbuiten onvermijdelijk, dan gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft, en melden wij dat vooraf in de verwerkersovereenkomst.

8. Beveiliging en datalekken

Verkeer met deze site en met de applicatie loopt versleuteld. Binnen een omgeving werkt Toolboxronde met rollen, zodat niet iedereen bij elk project en elke foto kan. Toegang van onze kant beperkt zich tot wat nodig is voor onderhoud en ondersteuning.

Gaat er ondanks alles iets mis, dan melden wij een datalek binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Bent u klant en raakt het uw omgeving, dan informeren wij u zonder onnodige vertraging, zodat u uw eigen melding kunt doen. Elk incident wordt intern geregistreerd, ook de incidenten die niet gemeld hoeven te worden.

Wij houden een verwerkingsregister bij zoals artikel 30 AVG voorschrijft. De uitzondering voor kleine organisaties gaat hier niet op, omdat de verwerking niet incidenteel is.

9. Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Stuur uw verzoek naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij reageren binnen een maand. Is uw verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; u hoort dat dan binnen de eerste maand.

Bent u medewerker van een bedrijf dat Toolboxronde gebruikt en wilt u weten wat er over u is vastgelegd? Richt uw verzoek dan aan uw werkgever. Die is in dat geval verwerkingsverantwoordelijke; wij mogen zijn dossiers niet op eigen houtje openen of wijzigen. Komt u er samen niet uit, dan helpen wij uw werkgever technisch om het verzoek af te handelen.

10. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Bent u het oneens met hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Meestal is het opgelost met een uitleg of een correctie. Komt u er met ons niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.

Wijzigingen in deze verklaring

Verandert de dienst of de manier waarop wij gegevens verwerken, dan passen wij deze tekst aan en zetten wij er een nieuwe datum onder. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij bestaande klanten per e-mail.

Laatst bijgewerkt op 2 februari 2026.