Kosten en budget
Wat kost het om de toolboxregistratie van uw bouwbedrijf elke maand bij te houden?
Vraag een aannemer wat zijn toolboxregistratie per maand kost en het antwoord is bijna altijd "niets". Er staat immers geen factuur tegenover: het papier lag er al, de klapper was er al en de uitvoerder doet het erbij. Toch betaalt u er wel degelijk voor, alleen in uren, in dubbel werk en in het risico dat uw dossier niet compleet is op het moment dat iemand ernaar vraagt.
Waarom deze kostenpost nergens op uw balans staat
Veiligheidsregistratie is een van de weinige bedrijfsprocessen die volledig buiten de boekhouding om lopen. Niemand schrijft uren op een project omdat hij zaterdagochtend presentielijsten heeft ingescand.
Daardoor ontstaat een vertekend beeld. De kosten van de huidige werkwijze zijn onzichtbaar, terwijl de kosten van een alternatief keurig op een factuur staan. Elke vergelijking begint dus scheef, in het nadeel van de oplossing.
Wie er nuchter naar kijkt, splitst de rekening in drie delen: wat u kunt aanwijzen, wat u in tijd betaalt en wat u pas merkt als het ergens misgaat.
Deel een: de kosten die u kunt aanwijzen
Dit zijn de posten waar wel een bonnetje bij hoort. Ze vallen individueel mee en tellen samen aardig op, zeker bij meerdere werken tegelijk.
- Papier, toner en de printer in de keet of op kantoor.
- Klemborden, hoezen en ordners per project, plus de kast waarin die ordners staan.
- Scanwerk: een multifunctional, of het kwartier per week dat iemand aan het apparaat staat.
- Opslagruimte, digitaal en fysiek, want een dossier bewaart u jaren en niet weken.
- Een licentie voor het pakket waarin u de overzichten bijhoudt, als u die apart afneemt.
- Telefoons met genoeg geheugen voor de foto's die niemand ooit opruimt.
Bij elkaar is dit zelden het bedrag waar het om draait. Het is wel het bedrag dat mensen noemen als u vraagt wat de administratie kost, en daarmee de reden dat de discussie meestal stopt voordat hij begint.
Deel twee: de uren die niemand boekt
Hier zit het echte geld. Uren van een uitvoerder zijn duur, en uren van een KAM-verantwoordelijke zijn dat ook. Zolang die uren niet op een project worden geschreven, blijven ze onzichtbaar, maar ze verdwijnen niet.
Het uur na werktijd
De ronde loopt u overdag, het verslag maakt u erna. Foto's overzetten, namen overtypen, het vel scannen, de bevinding mailen naar de onderaannemer: allemaal handelingen die pas beginnen als de ploeg naar huis is.
Reken voor uzelf uit hoeveel rondes u per maand draait en hoeveel minuten elke nabewerking kost. Vermenigvuldig dat met uw eigen uurtarief, niet met dat van een administratief medewerker, want u doet het zelf.
Het zoekuur op verzoek
De tweede grote post ontstaat als iemand iets opvraagt. Een opdrachtgever wil de toolboxen van het afgelopen kwartaal zien, een verzekeraar vraagt na een incident om de instructie, of de veiligheidskundige van de hoofdaannemer komt langs met een lijst.
Dan begint het zoeken. Bij een geordend papieren archief kost dat een uur, bij een archief dat alleen de vertrokken uitvoerder begreep kost het een dag, en soms eindigt het met de conclusie dat het stuk er niet meer is.
Het dubbele werk
Veel bedrijven draaien zonder het te merken twee systemen naast elkaar: papier voor de handtekening en een bestand voor het overzicht. Elke ronde wordt daardoor twee keer vastgelegd. Waar dat vandaan komt en wat het oplevert, staat uitgewerkt in de vergelijking tussen toolboxmeetings bijhouden op papier, in een spreadsheet of in een app.
Deel drie: de kosten die pas ontstaan als het misgaat
Deze post is de moeilijkste om te begroten en tegelijk de zwaarste. Hij bestaat uit gebeurtenissen die niet elk jaar plaatsvinden, maar die in een keer groter zijn dan alle andere posten samen.
Valt er iemand uit na een ongeval, dan loopt de loondoorbetaling bij ziekte voor werkgevers op tot maximaal 104 weken. Naast het menselijke leed betekent dat twee jaar loonkosten zonder productie, plus vervanging, plus de vertraging op het werk.
Daarnaast is er de kans dat een werk wordt stilgelegd of dat een opdrachtgever u van een lijst haalt omdat u het gevraagde dossier niet kunt leveren. Het toezicht op de arbeidsomstandigheden is in Nederland belegd bij de Arbeidsinspectie, maar de partij die u het snelst om papieren vraagt is meestal de hoofdaannemer.
Ten slotte de privacykant. Handtekeningen en foto's van herkenbare medewerkers zijn persoonsgegevens. Slordig beheer daarvan is geen theoretisch risico: de AVG kent een boetemaximum van 20 miljoen euro, of 4 procent van de wereldwijde jaaromzet als dat bedrag hoger uitvalt. Voor een mkb-bouwbedrijf gaat het in de praktijk zelden zover, maar een lek van een map met scans van uw hele ploeg is ook zonder boete een probleem.
Reken uw eigen situatie door
U hoeft geen businesscase te bouwen. Vul deze vijf regels in met uw eigen aantallen en u weet binnen tien minuten waar u staat.
| Post | Wat u invult | Hoe vaak |
|---|---|---|
| Nabewerking per ronde | Minuten overtypen, scannen en mailen maal uw uurtarief | Per ronde |
| Opvragingen | Uren zoeken per verzoek maal uw uurtarief | Per kwartaal |
| Dubbele invoer | Minuten die u een tweede keer aan dezelfde ronde besteedt | Per ronde |
| Materiaal | Papier, toner, ordners, scannen en opslag | Per maand |
| Termijnbewaking | Uren zoeken naar keuringsdata en geldigheid van diploma's | Per jaar |
Die laatste regel wordt onderschat. Het Arbobesluit vraagt voor hijs- en hefgereedschap minimaal een keuring per jaar, NEN 3140 gaat over het periodiek inspecteren van elektrische arbeidsmiddelen en een VCA-diploma blijft tien jaar geldig. Wie die data in mailboxen en losse mappen bewaart, betaalt elk jaar opnieuw voor het terugzoeken.
Wat een abonnement kost en wat u ervoor terugkrijgt
Tegenover die verborgen rekening staat een zichtbare. Toolboxronde kent drie pakketten: Ploeg voor 19 euro per maand, Werf voor 39 euro per maand en Bedrijf voor 79 euro per maand, allemaal exclusief btw.
Op jaarbasis komt dat neer op 228 euro, 468 euro of 948 euro. Daar komt 21 procent btw bij, die u als ondernemer in aftrek brengt tenzij u de kleineondernemersregeling toepast. Wat overblijft zijn gewone, aftrekbare bedrijfskosten.
Welk pakket past bij welke omvang
- Ploeg: een uitvoerder met een vaste ploeg die doorgaans een werk tegelijk draait.
- Werf: meerdere werken naast elkaar, met onderaannemers die meetekenen en een KAM-verantwoordelijke die meekijkt.
- Bedrijf: een organisatie met meerdere uitvoerders, waarin het volledige overzicht over rondes, keuringen en diploma's op een plek hoort te staan.
Het bedrag is bij elk pakket lager dan een enkel uur zoeken in een archief dat u niet zelf hebt opgezet. Dat maakt de afweging in de meeste bouwbedrijven eenvoudiger dan verwacht.
Drie rekenfouten die de afweging vertroebelen
- De huidige werkwijze op nul zetten. Papier is niet gratis, het is alleen niet gefactureerd. Zolang u die uren op nul waardeert, wint elke bestaande gewoonte automatisch.
- Alleen de invoering rekenen. Overstappen kost eenmalig tijd, dat is waar. Die tijd is beperkt en eenmalig, terwijl de nabewerking na elke ronde terugkomt. Hoe u die invoering kort houdt, staat in het stappenplan van papieren presentielijst naar digitale handtekening.
- De risicokant weglaten. Een dossier is een verzekering die u zelf bijhoudt. Wat u ermee kunt aantonen, telt pas als er iets aan de hand is, en dan telt het meteen zwaar.
Wanneer een abonnement zich terugverdient
Het omslagpunt ligt lager dan de meeste ondernemers denken. Bespaart u per ronde een half uur nabewerking en draait u wekelijks een ronde, dan is de maandprijs van het kleinste pakket al terugverdiend voordat u naar de opvragingen en de termijnbewaking kijkt.
Daar komt bij dat de tijdwinst valt op het moment dat u hem het hardst nodig hebt: aan het eind van een lange dag, en op de ochtend dat iemand onaangekondigd om een dossier vraagt.
Blijft over de vraag of registreren u ook echt iets oplevert in veiligheid. Dat doet het alleen als de ronde een gesprek blijft en geen invuloefening wordt. Welke verplichtingen daar wettelijk onder liggen, leest u in het stuk over wat de Arbowet en uw plan van aanpak over vastleggen vragen.
Wie deze doorrekening schreef
Dit artikel komt van de maker van de software, die de cijfers bewust beperkt houdt tot wat controleerbaar is: de eigen tarieven en de wettelijke termijnen. Op de pagina over de auteur staat wie hij is en hoe hij werkt.
Bedragen over besparingen bij andere bedrijven vindt u hier niet, want die kent hij niet. Wat hij wel kent, zijn de posten waar de tijd in verdwijnt.
Conclusie: u betaalt al, alleen niet per factuur
De vraag is niet of toolboxregistratie geld kost, maar in welke munt u betaalt. Nu is dat in avonduren, in dubbel werk en in de onzekerheid of het dossier compleet is. Dat is een dure manier van betalen, juist omdat niemand hem ziet.
Met Toolboxronde, de app die uw toolboxmeetings en werkplekinspecties direct vastlegt met foto, deelnemers en handtekening verschuift die rekening naar een vast bedrag per maand. Elke ronde is af op het moment dat u de keet weer binnenloopt: de foto zit aan de bevinding vast, de ploeg tekent op het scherm en een verlopende keuring meldt zich uit zichzelf.
Wilt u weten welk pakket bij uw aantal werken en uitvoerders past, leg uw situatie dan voor via het contactformulier. U krijgt een rekensom op basis van uw eigen aantallen, en een eerlijk antwoord als het kleinste pakket voldoet.
