Welke fouten maken bouwbedrijven het vaakst in hun veiligheidsregistratie op de bouwplaats?

Bijna elk bouwbedrijf registreert wel iets: een lijst met krabbels in de keet, een foto in de groepsapp, een map op de server die ooit is aangemaakt. Het verschil tussen registreren en een dossier hebben zit in een handvol details die telkens weer misgaan. Hieronder staan de zeven fouten die u het vaakst tegenkomt, met per fout wat hij u kost en hoe u hem herstelt.

Wanneer telt een registratie eigenlijk mee

Een veiligheidsregistratie heeft maar één taak: later kunnen aantonen wat er is gedaan, wanneer, met wie en met welk resultaat. Alles wat die vier vragen niet beantwoordt, is werk zonder opbrengst.

Dat klinkt streng, maar het is precies het toetsingskader dat u zelf ook gebruikt als er iets misgaat. Na een ongeval of een incident is de eerste vraag nooit of u een map hebt. De vraag is of u kunt laten zien dat het risico bekend was, dat er een maatregel is afgesproken en dat die maatregel bij de mensen op de vloer is aangekomen.

De Arbowet legt elke werkgever een risico-inventarisatie en -evaluatie met een plan van aanpak op. Wat u op de bouwplaats vastlegt, is het bewijs dat dat plan niet alleen op papier bestaat. Toezicht op de arbeidsomstandigheden ligt bij de Nederlandse Arbeidsinspectie, maar in de praktijk vraagt uw opdrachtgever er vaak eerder naar dan een inspecteur.

Fout 1: een presentielijst zonder datum, werk en onderwerp

De klassieker. Een vel met tien namen en tien krabbels, zonder kop erboven. Wie het over een half jaar terugvindt, weet niet welk werk het betrof, welk risico er is besproken en of het van januari of van juni is.

Een handtekening bewijst alleen iets in combinatie met context. Zonder datum, projectnaam en onderwerp is het een blad met inkt.

Herstel: maak van die vier gegevens een vaste kop die u nooit kunt overslaan. Datum, werk, onderwerp, naam van degene die het gesprek leidde. Wie digitaal registreert, laat het systeem de datum zetten, zodat vergeten geen optie is.

Fout 2: foto's op een privételefoon

Het gebeurt overal: de uitvoerder ziet een losse leuning, maakt een foto met zijn eigen telefoon en stuurt hem in de appgroep. Snel en effectief, tot het moment dat het bewijs nodig is.

Er zijn drie problemen mee. Het beeld staat op een apparaat dat niet van het bedrijf is, dus bij vertrek van die medewerker verdwijnt het. Het beeld hangt aan geen enkel dossier, dus niemand kan het terugvinden zonder door een chatgeschiedenis te scrollen. En als er collega's op staan, verwerkt u persoonsgegevens op een privéapparaat, terwijl de AVG sinds 25 mei 2018 van u verlangt dat u weet waar die gegevens staan en wie erbij kan.

Herstel: zorg dat de foto meteen aan een ronde en een project vastzit, op een plek die van het bedrijf is. Maak de foto in de registratie zelf, niet ernaast. Dan is de vindplaats vanzelf goed.

Fout 3: constateren zonder eigenaar en einddatum

Een inspectieronde die eindigt met de zin "steiger nakijken" heeft niets opgeleverd. Er is geen naam aan verbonden en geen moment waarop het klaar moet zijn, dus er is ook niemand die het oppakt.

Dit is de fout met de grootste gevolgen, want hij raakt de veiligheid zelf en niet alleen de administratie. Een openstaand punt zonder eigenaar blijft precies zo lang openstaan tot er iets gebeurt.

Herstel: spreek af dat elke constatering drie velden krijgt voordat u verdergaat.

• Wat is er aan de hand, in één regel die ook een buitenstaander begrijpt.
• Wie lost het op, met een naam en niet met een functie.
• Wanneer is het klaar, met een datum die deze week of volgende week valt.

Een punt dat na de afgesproken datum nog openstaat, hoort automatisch terug te komen op uw scherm. Anders verdwijnt het alsnog.

Fout 4: alleen registreren wat goed ging

Uit een begrijpelijke reflex leggen bedrijven vooral het positieve vast. De ronde was in orde, de toolbox is gehouden, iedereen tekende. Wat er mis was, blijft mondeling.

Dat is precies verkeerd om. Een dossier waarin nooit iets misgaat, oogt niet degelijk maar ongeloofwaardig. Een dossier waarin staat dat de leuning ontbrak, dat Jan hem dezelfde dag heeft hersteld en dat er een foto van het herstel bij zit, laat zien dat het systeem werkt.

Een gesloten punt is sterker bewijs dan een lege ronde. Het toont niet dat er niets misging, maar dat u het zag en oploste.

Herstel: registreer de constatering en het herstel als één keten, met twee foto's: voor en na. In het artikel over de verplichtingen uit de Arbowet rond RI&E en instructie staat hoe die keten aansluit op uw plan van aanpak.

Fout 5: keuringen en diploma's in een eigen eilandje

De toolboxlijsten liggen in de keet, de keuringscertificaten in een ordner op kantoor en de VCA-diploma's in een map van de personeelsadministratie. Alle drie bestaan ze, maar niemand ziet ze samen.

Daardoor mist u termijnen. Hijs- en hefgereedschap moet volgens het Arbobesluit ten minste eenmaal per jaar worden gekeurd, en NEN 3140 beschrijft de periodieke inspectie van elektrische arbeidsmiddelen. VCA-diploma's zijn tien jaar geldig, wat lang genoeg is om te vergeten wanneer ze zijn gehaald.

Herstel: koppel middel, mens en werk aan elkaar. Wie op dit werk staat, welke pas heeft die persoon, welk materieel is er en wanneer verloopt de keuring. Eén overzicht met verloopdata voorkomt dat u er bij de poortcontrole van een opdrachtgever achterkomt.

Fout 6: een archief dat maar één persoon kan doorzoeken

Veel bedrijven hebben een archief dat prima werkt zolang de uitvoerder die het heeft opgezet aanwezig is. Hij weet in welke ordner het zit, welke afkorting hij gebruikte en waar de scans staan.

Gaat die persoon met vakantie, wordt hij ziek of stapt hij over naar een ander bedrijf, dan is het archief in de praktijk gesloten. Loondoorbetaling bij ziekte loopt voor werkgevers tot maximaal 104 weken, maar uw dossier kan die twee jaar niet overbruggen op basis van iemands geheugen.

Herstel: test het. Vraag een collega die er niets mee te maken heeft om de toolbox van een bepaald werk uit maart terug te vinden. Lukt dat binnen een minuut, dan is uw archief in orde. Lukt het niet, dan is de structuur het probleem en niet de collega.

Wat de zeven fouten u kosten

Fout	Wat het u kost	Eerste herstelstap
Lijst zonder kop	Bewijs zonder waarde	Vaste kop met datum, werk en onderwerp
Foto op privételefoon	Verdwijnt bij vertrek, AVG-risico	Foto in de ronde zelf maken
Punt zonder eigenaar	Risico blijft bestaan	Naam en einddatum verplicht stellen
Alleen positieve rondes	Ongeloofwaardig dossier	Constatering en herstel als keten
Losse mappen per soort	Gemiste keuringstermijnen	Eén overzicht met verloopdata
Archief van één persoon	Dossier onbereikbaar bij afwezigheid	Laat een collega zoeken als test
Registreren voor de controle	Ploeg haakt af	Uitkomst terugkoppelen aan de ploeg

Fout 7: registreren voor de controle in plaats van voor de ploeg

De zevende fout is de gevaarlijkste, omdat hij onzichtbaar is. Het systeem klopt, de lijsten zijn compleet, de mappen zijn gevuld. Alleen doet niemand op de vloer er iets mee.

Mensen voelen feilloos aan of een handtekening dient om hen te beschermen of om iemand anders in te dekken. Zodra dat tweede gevoel wint, tekent de ploeg nog wel, maar luistert er niemand meer.

Herstel: koppel terug. Begin de volgende toolbox met wat er sinds de vorige ronde is opgelost, en noem wie het heeft gedaan. Registratie die iets teruggeeft, blijft bestaan. Registratie die alleen naar boven verdwijnt, verwatert.

Van herstel naar routine

De zeven fouten hebben één gemeenschappelijke oorzaak: de registratie gebeurt na afloop en op een andere plek dan waar het werk plaatsvindt. Alles wat u achteraf moet overtypen, verliest onderweg gegevens.

Wie het omdraait en tijdens de ronde vastlegt, lost zes van de zeven fouten in één beweging op. De zevende, terugkoppelen aan de ploeg, blijft mensenwerk.

Welke drager daarbij past, verschilt per bedrijf. In de vergelijking tussen papier, spreadsheet en app staan de drie manieren naast elkaar op bewijskracht, tijd en kosten. Twijfelt u vooral over wat een inspecteur precies accepteert, dan geven de antwoorden op vragen over digitaal ondertekenen en bewaren daar uitsluitsel over.

Hoe u weet dat u eruit bent

1. U vindt elke ronde van het afgelopen jaar terug binnen een minuut, ook als u zelf niets hebt geregistreerd.
2. Elk openstaand punt heeft een naam en een datum, en oude punten komen vanzelf terug.
3. Bij elke constatering hoort minstens één foto die op een bedrijfsplek staat.
4. U weet vandaag welke keuring als eerste verloopt.
5. Uw ploeg hoort terug wat er met hun opmerkingen is gebeurd.

Over wie dit schrijft

De artikelen op deze site zijn geschreven door de maker van de software, op basis van gesprekken met uitvoerders en KAM-verantwoordelijken in het bouw-mkb. Op de pagina over de auteur leest u wie dat is en hoe u hem bereikt.

Conclusie: een dossier is geen map, maar een gewoonte

Geen van deze zeven fouten komt voort uit onwil. Ze ontstaan doordat registreren een losse handeling is die na het echte werk komt, op een moment dat de dag al voorbij is.

Daarom is Toolboxronde, de app die toolboxmeetings en werkplekinspecties met foto en handtekening vastlegt gebouwd rond de ronde zelf. U registreert terwijl u loopt, u laat op het scherm tekenen, ook zonder bereik, en elk punt krijgt een naam en een einddatum. Keuringen en diploma's lopen mee met verloopdata, zodat een termijn niet stilletjes passeert.

Wilt u weten hoe uw eigen manier van registreren zich hiertoe verhoudt, beschrijf dan in een paar regels hoe het nu gaat via het contactformulier. U krijgt antwoord van de maker, met een eerlijk beeld van wat de app u wel en niet uit handen neemt.